RPA

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Robots oficinistas

Compartía hace unos días el informe de KPMG titulado “THE TOP 10 TECHNOLOGIES FOR BUSINESS TRANSFORMATION: Insight on the latest disruptive technologies for company executives and VC investors”  donde se recogen los resultados de la encuesta de 2019 entre sus clientes y en la que preguntaba acerca de las tecnologías  que estos pensaban que serían las más importantes para la transformación de sus negocios.

Entre las tecnologías que aparecían en este Top 10 y que aparecen en la imagen de más abajo destacaban los RPA, que habían pasado del puesto 9º en el ranking de 2018 al 2º en 2019, un salto muy indicativo del interés actual en esta tecnología, pero ¿qué es eso de RPA?

¿Qué es RPA?

RPA es un acrónimo (en inglés) para Robotic Process Automation que podríamos traducir como Automatización Robótica de Procesos. El término fue inventado en 2012 por Pat Geary y no sé qué pensaréis vosotros, pero no creo que aclare mucho acerca de sobre lo que trata esta tecnología, es más, creo que evoca una imagen que poco tiene que ver con la realidad.

Si hacéis una pequeña búsqueda sobre el tema en Internet estoy seguro de que en algún momento os aparecerá una imagen de un robot sentado frente a un ordenador o algo parecido, por eso he usado una imagen similar como “portada” de esta publicación. 

En su libro ‘The Robotic Process Automation HandbookTom Taulli no se muestra muy de acuerdo con el término Robotic / Robótica ya que nos hace pensar en robots, ya sea del tipo industrial o en androides más o menos parecidos a un ser humano, es decir, en hardware cuando en realidad se trata de “robots software” o simplemente bots.

Los RPA son programas informáticos que sirven para ejecutar tareas del mismo modo que las haría una persona que utilizara cualquier otro software para hacer su trabajo, aunque a mayor velocidad y reduciendo los posibles errores humanos.

El software RPA es capaz de interactuar con la interfaz gráfica de otro software (hoja de cálculo, base de datos, ERP, etc), de manera que frente a ese otro software puede “suplantar” al operador humano moviendo el puntero del ratón, clicando botones, leyendo o introduciendo texto o números en formularios, etc. Gracias a su naturaleza software también permiten actuar en otros niveles (consola de sistema, servicios web, etc).

Tipos de bots RPA

Caben distinguir dos tipos principales:

Bots atendidos

Necesitan de cierta intervención humana, por ejemplo, porque el proceso completo no está automatizado y en algún punto del mismo necesita la actuación de una persona.

Bots desatendidos

Son aquellos que trabajan de forma completamente autónoma, sin intervención de las personas. Simplemente, se planifica su ejecución (por ejemplo, diariamente, a final de mes) o bien se les prepara para actuar en respuesta a un determinado evento (trigger), por ejemplo, al recibir un email.

¿Qué puede hacer un software RPA?

Entre las capacidades típicas de un software RPA podemos mencionar:

  • Leer y/o escribir datos estructurados en hojas de cálculo, bases de datos o formularios.
  • Crear / borrar / mover archivos y directorios.
  • Abrir correos electrónicos y archivos adjuntos para extraer y procesar contenido estructurado (por ejemplo, tablas de datos) o no estructurado (por ejemplo, texto de un email o un documento PDF).
  • Interactuar con las interfaces gráficas de los sistemas, haciendo uso del teclado y el ratón del ordenador.
  • Acceder a otros aplicaciones software, bien a través de la interfaz gráfica como he mencionado en el punto anterior o a través de servicios web.

Es esa capacidad de hacer uso de las aplicaciones existentes la principal virtud de los RPA, ya que así pueden automatizarse muchas tareas típicas de oficina sin necesidad de modificar las aplicaciones ni los documentos que ya están utilizando los empleados humanos.

¿Qué tareas podemos automatizar mediante RPA?

El software de RPA puede emplearse en cualquier área de negocio/departamento de la empresa cuyas tareas cumplan estas características:

  • Son repetitivas y con mucha intervención manual. El trabajo es siempre el mismo, no requiere demasiado esfuerzo mental. Una vez aprendida la tarea es tan mecánica que como solemos decir: se hace “en modo piloto automático”.
  • Tienen un alto volumen. O lo que es lo mismo, que la tarea se repita frecuentemente a diario, que implique a mucho personal de la unidad de negocio y/o que suponga una parte importante del tiempo de su jornada laboral.
  • Se basan en unas reglas bien establecidas. El flujo de trabajo está claro, y las posibles alternativas en él están claramente definidas por determinadas reglas.
  • Hay una baja tasa de excepciones. Esto es lo mismo que decir que en la inmensa mayoría de los casos el flujo de trabajo es el adecuado y no hay demasiadas situaciones excepcionales en las que sea necesario modificarlo (por errores, situaciones imprevistas, etc).
  • Son procesos maduros y estables. Los procesos están plenamente establecidos y no se están modificando continuamente. La operativa está bien asentada y no sufre demasiados cambios.
  • Son procesos con entradas electrónicas estándar. Los datos de entrada llegan en formato electrónico estándar (documento de texto, tablas Excel, ficheros CSV, etc). 
  • Los sistemas implicados no están sometidos a grandes cambios o sufren cambios frecuentes. Los sistemas en que se apoya el flujo son también estables.

Simplificando: cualquier proceso de alto volumen, dirigido por reglas de negocio y repetible es susceptible de ser automatizado mediante RPA. El nicho de aplicación de la tecnología RPA son principalmente las tareas más lentas, repetitivas y tediosas, y por eso mismo, también son las más propensas a los errores.

Aquí quiero destacar lo de “dirigido por reglas de negocio”. Es relativamente fácil automatizar todo aquello que sigue unas reglas bien definidas y cuya casuística es limitada: en programación esto se traduciría con instrucciones tipo IF…THEN (si pasa esto, haz esto), WHILE (mientras la condición se cumpla, haz esto), SELECT CASE (si pasa X, haz esto, si pasa Y, haz esto otro). Los RPA más actuales hacen uso de la Inteligencia Artificial lo que amplía sus posibilidades de uso al hacerlos mucho más potentes (por ejemplo, a partir de datos históricos podrían inferir las reglas de negocio).

El siguiente vídeo muestra como la Inteligencia Artificial / Machine Learning potencia las capacidades del sofware RPA. Para conocer un poco más sobre Inteligencia Artificial, podéis leer este artículo

RPA y ML trabajando juntos

La siguiente imagen resume el potencial de aplicación de la tecnología RPA en distintos departamentos de empresas de diferentes sectores.

Tabla de potencial de adopción de la Tecnología RPA según sector industrial y área funcional dentro de la empresa.

Ventajas del uso de RPA. Un RPA en funcionamiento

El siguiente video (en inglés) creo que ilustra bastante bien cómo trabaja el software RPA y el tipo de tareas que automatiza. 

Tras ver el video, está claro que las principales ventajas de usar los RPA son:

  • Mayor precisión / Menos errores.
  • Mayor consistencia.
  • Mejor conformidad.
  • Mayor velocidad de procesamiento / Más productividad.
  • Monitorización y trazabilidad de los procesos más fácil.

Ventajas del software RPA frente a otro tipo de automatización

La automatización mediante RPA promete ser más económica y rápida que otro tipo de automatizaciones, ya que hace uso de elementos ya existentes sin necesidad de tener que rediseñar completamente los procesos de trabajo ya establecidos ni originar interrupciones en ellos (por ejemplo, no es necesario cambiar la herramienta software con la que trabajan los usuarios, la necesidad de formación es menor, etc).

De distintas presentaciones comerciales he recopilado las siguientes ventajas:

  • Los beneficios de la automatización se ven pronto / Rápido retorno de la inversión.
  • Inversión inicial “reducida”.
  • Sin interrupción del trabajo de otros sistemas relacionados.
  • Es el negocio, las personas que saben acerca del trabajo las que dirigen el proceso (las que enseñan al bot), con la ayuda siempre de los expertos de Tecnologías de la Información.
  • Es una solución muy escalable fácilmente, lo que la hace ideal para entornos empresariales cambiantes.

Muchas de estas ventajas se deben a que las aplicaciones RPA adoptan la filosofía denominada “low code”, es decir, que apenas es necesaria la programación, no hay apenas código.  Las aplicaciones RPA disponen de amplias librerías de bloques de funciones típicas predefinidas que se combinan unas con otras mediante una interfaz gráfica de programación y algunos asistentes de configuración, con lo que se simplifica mucho su desarrollo y es fácil visualizar los procesos de trabajo.

Interfaz de programación de un RPA. A la izquierda, los bloques funcionales básicos. En el centro se «dibuja» el flujo de trabajo que automatiza el RPA

Este otro video tiene el extra de que puede verse cómo “se programan” los bots de forma gráfica, “dibujando” el flujo de proceso.

Conclusiones

Sabiendo un poco más sobre los RPA, podemos asimilar su impacto al de los robots en las cadenas de montaje. Como dijo en su día Andrew Yang:

«La automatización ya no es sólo un problema para los que trabajan en la fabricación. El trabajo físico fue reemplazado por robots; el trabajo mental va a ser reemplazado por la Inteligencia Artificial y el software».

Andrew Yang

De hecho, según algunos estudios son precisamente los trabajos de oficina y administrativos los que más rápidamente van a verse amenazados por esta transición. Pensad por un momento lo que ha ocurrido con los bancos gracias a que cada vez más operaciones pueden hacerse a través de la web y de las APP en los smartphones.

Aquí en MyTips ya hablamos sobre el tema en el artículo ¿VAN A ENVIARNOS LOS ROBOTS AL PARO?.

Como cualquier otro desarrollo tecnológico, tendrá consecuencias negativas y positivas para determinados grupos. Para mí está claro que cambiará mucho los trabajos de oficina y los perfiles profesionales para ese tipo de trabajos, como ocurrió con la irrupción del ordenador en las oficinas. Los que ya estamos trabajando tendremos que «reinventarnos» (un término muy de moda) y los que próximamente entren en el mercado de trabajo deben ser conscientes de ello.

Mientras me documentaba para este post me encontré con este artículo «¿Se quedará un robot con tu trabajo?» , en el que no se mencionan los RPA explícitamente, pero sí que habla de robots y algoritmos. En él se hace un interesante análisis sobre las consecuencias de la automatización: por edades, sexos, sectores, países…

Para saber más

El blog de Ignacio G.R. Gavilán tiene toda una interesantísima sección dedicada a los RPA desde distintos puntos de vista: descripción y características, el proceso de adopción, cómo afecta a los procesos de negocio, cómo afecta a las personas… He aprendido mucho leyéndolo, y seguro que será una de mis lecturas asiduas para estar al día de “lo que se está moviendo”.

¡Que trabajen los robots! La automatización robótica de procesos (RPA)

¿Qué es Robotic Process Automation? El RPA está de moda

¿Qué es RPA: Robotic Process Automation? , un video de YouTube muy aclaratorio.

Casos de uso de RPA (Automatización Robótica de Procesos)

RPA: The Best 10 RPA Tools in 2020 un listado de algunas de las herramientas de RPA más conocidas, para quien quiera profundizar algo más en el tema.

La automatización del trabajo de oficina es una tendencia imparable. Potenciados por la IA el software RPA cada vez podrá hacer cosas más complejas. Como muestra:

From Process Automation To Autonomous Process

The Evolution of RPA: Past, Present and Future

Robotic process automation: 5 key trends to watch

Y aunque más orientados a los chatbots, The pandemic is emptying call centers. AI chatbots are swooping in un artículo en la revista online MIT Technology Review sobre como se están automatizando los Call Centers.

Artículos relacionados aquí en MyTips

¿VAN A ENVIARNOS LOS ROBOTS AL PARO?

Víctor D. Parra

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